Prezentacje biznesowe – 7 rzeczy, które warto uwzględnić oraz 7, które lepiej pominąć
przewiń w dół
Przygotowanie intrygującej prezentacji biznesowej, która zaciekawi grupę odbiorców, a zarazem pozwoli uwzględnić wszelkie istotne fakty, to nie lada sztuka. Oczywiście tego rodzaju wystąpienie powinno zostać skomponowane pod kątem publiczności. Właściwie każda grupa docelowa ma inne oczekiwania oraz inne preferencje, o których należy pomyśleć już na etapie przygotowań. Istnieją jednak pewne cechy prezentacji, które są uniwersalne właściwie bez względu na temat czy grupę odbiorców. Właśnie na nich skupię się w poniższym tekście.
Poniżej znajdziecie kilka sprawdzonych rad, dotyczących elementów, które pomogą ulepszyć każdą prezentację. To zarówno rzeczy, o których warto pomyśleć na etapie przygotowań, jak i te, które dobrze uwzględnić już w trakcie prezentacji.
Przygotowanie każdej prezentacji warto rozpocząć od rozpoznania grupy odbiorców. Specjaliści z amerykańskiej agencji Duarte, którzy pomagają tworzyć profesjonalne prezentacje firmom z całego świata, opracowali nawet zestaw pytań dotyczących publiczności, na które należy odpowiedzieć przed przystąpieniem do tworzenia treści. Ich listę przedstawiam poniżej:
Powyższe pytania pozwolą nam lepiej dopasować nasze treści do oczekiwań grupy, przez co nasze przesłanie stanie się łatwiejsze w odbiorze.
Każda prezentacja powinna posiadać strukturę. Jest ona kluczowa zarówno dla publiczności, jak i osoby prezentującej – pomaga usystematyzować wiedzę, ale też ułatwia poprowadzenie spotkania.
Treść powinna zostać zorganizowana czytelnie i klarownie, a każdy kolejny element musi wynikać z poprzedniego.
Właściwie każde wystąpienie musi się zmieścić w określonych z góry ramach czasowych. Oczywiście należy je wziąć pod uwagę już na etapie przygotowawczym. Czas warto podzielić pomiędzy poszczególne sekcje prezentacji – w ten sposób zyskujemy większą kontrolę nie tylko nad przebiegiem prezentacji, ale także nad jej wydźwiękiem. Jesteśmy w stanie skupić się na najistotniejszych elementach i nie pozwalamy sobie na zbędne dygresje.
Każda prezentacja (a także dłuższa wypowiedź) powinna zmierzać ku pewnej konkluzji. W przypadku wystąpienia ogromne znaczenie ma określenie płynącego z niego przesłania – wszelkie fakty czy wyselekcjonowane przez nas elementy powinny zmierzać w określonym kierunku. Taka myśl przewodnia powinna być odpowiednio zaakcentowana, by publiczność nie miała wątpliwości, jaki właściwie był cel prezentacji. Pomocne mogą się tu okazać słowa kluczowe, które przewijać się będą przez całą treść prezentacji.
Ludzie mają tendencje do lepszego skupiania uwagi na historiach – dlatego też dobrą praktyką jest uwzględnienie w prezentacji krótkiej opowieści. Może się ona pojawić jako punkt wyjścia dla dalszych rozważań, ale nic nie stoi na przeszkodzie, by taką historię wpleść w środku prezentacji – oczywiście, o ile pasuje ona do całej koncepcji wystąpienia i nie zburzy jego struktury.
Bez względu na tematykę, każda prezentacja wymaga odpowiedniego podsumowania. By właściwie zakończyć nasz wywód warto przygotować slajd, który będzie zawierał najistotniejsze myśli bądź informacje, o których wspomnieliśmy podczas wystąpienia. Kluczem jest jednak przesłanie, z którym każdy z słuchaczy opuści salę wykładową. Powinno to być wyrażenie, hasło czy koncept, który na długo zapadnie uczestnikom w pamięć i do którego z chęcią wrócą w przyszłości – choćby relacjonując spotkanie.
Niekiedy nasza prezentacja wydaje nam się niemal doskonała. Na tyle, że jesteśmy przekonani, że nie ma w niej słabych punktów. Wówczas próba generalna zdaje się być stratą czasu. Nic bardziej mylnego! Każde wystąpienie warto przećwiczyć – nawet jeśli nie znajdziemy elementów wymagających poprawy, utwierdzimy się w przekonaniu, że jesteśmy dobrze przygotowani. Taka próba z pewnością zaprocentuje podczas oficjalnego wystąpienia.
Oferuję efektywne szkolenia z prezentacji. Więcej informacji na ten temat można znaleźć tutaj.
Przeanalizowaliśmy już elementy, które są kluczowe dla odpowiednio skonstruowanej prezentacji, a także propozycje, które z pewnością ubarwią wiele rodzajów wystąpień. Teraz jednak skupmy się na tym, czego należy bezwzględnie unikać.
Oto lista zakazów, której każdy wprawny mówca z całą pewnością przestrzega.
Niekiedy dajemy się wciągnąć w wir projektowania grafik, które (osobno) mogłyby jeszcze się obronić. Jednak gdy z każdego slajdu publiczność atakują coraz to nowe animacje czy też cała paleta obrazów i elementów, które nie mają żadnych cech wspólnych, oznacza to, że twórca popełnił błąd. Prezentacja nie może przypominać targu z przyprawami – musi być utrzymana w określonym stylu, dzięki czemu będzie elegancka i miła dla oka.
W prezentacji (szczególnie biznesowej) nie warto stosować zbyt wielu kolorów. Ta zasada dotyczy zarówno grafik, jak i tekstów. Mnogość barw nie tylko negatywnie wpływa na wrażenia estetyczne, ale też powoduje trudności w odbiorze – publiczność traci możliwość błyskawicznego zauważenia tego, co na slajdzie najistotniejsze.
Prezentacja multimedialna to narzędzie, które ma jedynie wspomóc prowadzącego – nie służy natomiast temu, by uczestnicy samodzielnie czytali to, co mówca chciałby im przekazać. Na przesycone treścią slajdy zazwyczaj narzekają studenci – nie tylko nie są w stanie zapamiętać ich istoty, ale też tracą zainteresowaniem wykładem. Zamiast słuchać prowadzącego, część uwagi koncentrują na prezentacji multimedialnej, przez co nie są w stanie w pełni zarejestrować ani słów wypowiadanych przez wykładowcę, ani treści slajdu.
Prezentacja polegająca na odczytywaniu treści slajdów traci sens – mogłaby być wyłącznie pakietem informacyjnym, który równie dobrze można przesłać mailem. Publiczność nie będzie zainteresowana wykładem prowadzonym w podobnym stylu, dlatego odczytując slajdy ryzykujemy całkowitym znużeniem odbiorców, którzy nie tylko nie będą dobrze wspominać naszej prezentacji, ale też nie będą w stanie przyswoić zawartych w niej informacji.
Sala wykładowa nie może przypominać cyrku – publiczności nie wolno zarzucać bogactwem efektów i dźwięków. Słuchacze nie przyszli tam dla wrażeń, ale dla informacji. Nadmiar przyciągających wzrok (i słuch) elementów z pewnością zadziała na niekorzyść prowadzącego, odwracając uwagę publiczności od tego, co naprawdę istotne.
Tempo prezentacji ma ogromne znaczenie dla komfortu słuchaczy. Powinni oni być w stanie wynotować najistotniejsze fakty, nie ryzykując, że umknie im coś z kolejnych ważnych punktów wykładu. Nie należy też przesadnie wydłużać poszczególnych części wypowiedzi – prezentacja powinna być na tyle dynamiczna, by publiczność z uwagą śledziła jej przebieg i nie rozpraszała się podczas nienaturalnie długich pauz.
Słowa, choć z pewnością są istotną częścią przekazu, nie są jedynym nośnikiem informacji. Podczas prezentacji nie można zapominać o kontakcie wzrokowym z publicznością, o odpowiedniej gestykulacji, a nawet postawie. Elementy te mogą wzmocnić wypowiedź, ale ich brak może skutkować powstaniem pewnej bariery pomiędzy prowadzącym a publicznością, co negatywnie wpłynie na odbiór wystąpienia.
Powyższe listy z pewnością pomogą przygotować efektowną, ale i efektywną prezentację, którą docenią słuchacze. Zawierają one zarówno zagadnienia związane z samym wystąpieniem, jak i elementy prezentacji multimedialnej, która czasem wydaje się być niemal nieodzowną częścią wystąpień.
Przygotowując tego rodzaju wykład należy jednak pamiętać, że powinien on zadziałać nawet w sytuacji, gdy rzutnik nie działa, a za nami nie wyświetlają się interesujące grafiki. Treść wystąpienia ma być intrygująca sama w sobie, bo dobra prezentacja nie wymaga multimedialnych fajerwerków.
